Esse é o último post que eu tinha planejado para a série de PF & PJ. Não necessariamente será o último da série, mas toda essa série começou para eu poder fazer esse post. 😄

Eu gostaria de mostrar como é o ciclo de um mês trabalhando como PJ para o exterior, já que isso ainda é uma incognita para muita gente e várias vezes eu explico isso para amigos que pretendem entrar na mesma ideia.

Sem mais delongas, vamos lá!

O mês atual é para lidar com o mês anterior

Esse não é um conceito que prestamos muita atenção quando trabalhamos CLT, o salário só chega e pronto. Ao ter a própria empresa, eu comecei a prestar mais atenção que as coisas que eu estou lidando esse mês geralmente é referente ao mês passado.

Alguns exemplos:

  • Lucros que você pode ou não tirar
  • Balancete do mês passado que sua contabilidade manda
  • Impostos sobre as NFs geradas no mês passado

E vários outros. Isso é meio confuso (pelo menos para mim), mas é importante ter isso em mente.

Começo do mês

Todo começo de mês eu preciso enviar para a contabilidade tudo que aconteceu na empresa. Além do extrato mensal consolidado, eu envio todos os documentos que eu recebi ou enviei, assim eles podem ter uma foto completa do que aconteceu com a empresa no mês passado.

Eu uso o Dropbox para gerenciar os documentos da minha empresa e mantenho a seguinte estrutura:

~/Dropbox/Aulë Software ❯ tree . -d -L 2
[...]
├── 2020
│   ├── 01
│   ├── 02
│   ├── 03
│   ├── 04
│   ├── 05
│   ├── 06
│   ├── 07
│   ├── 08
│   ├── 09
│   ├── 10
│   ├── 11
│   └── 12
├── 2021
│   ├── 01
│   ├── 02
│   └── template
├── backups
├── documents
│   ├── contracts
│   ├── ecnpj
│   └── servicos-iss-sp
└── images
    ├── logo
    └── photos

Tem os anos a partir de 2017 ali (removi porque era a mesma coisa de 2020) e desde lá eu tenho a mesma estrutura de documentos. O diretório template ali tem vários arquivos que eu sei que são necessários todo mês. Aqui um exemplo:

~/Dropbox/Aulë Software ❯ tree 2021/template/
2021/template/
├── aule-receipts
├── contabil
│   ├── balancete-mes-anterior.pdf
│   ├── distribuicao-de-lucros.pdf
│   └── dre-mes-anterior.pdf
├── contabilidade-comprovante.jpg
├── contabilidade-nfs.pdf
├── contabilidade.pdf
├── convenio-comprovante.jpg
├── convenio-nfs.pdf
├── convenio.pdf
├── doist-exchange-contract.pdf
├── doist-invoice.pdf
├── doist-nfs.pdf
├── doist-nfs.txt
├── doist-receipts
│   └── net.pdf
├── extrato-e-docs
├── extrato-mes-anterior.pdf
├── folha-extrato.pdf
├── folha.pdf
├── folha-re.pdf
├── gps-comprovante.jpg
├── gps.pdf
├── freela-exchange-contract.pdf
├── freela-invoice.pdf
├── freela-nfs.pdf
├── freela-nfs.txt
├── freela-receipts
│   └── timesheet-freela.pdf
├── iss-comprovante.jpg
├── iss.pdf
├── lucros-comprovante.jpg
├── pis-cofins.pdf
├── prolabore-comprovante.jpg
└── prolabore.pdf

Todo começo de mês, esses arquivos devem estar presentes. Alguns não são necessariamente contas ou algo que eu precise fazer alguma coisa, mas mantenho eles lá para conferencia.

O que vai faltar é o extrato consolidado que só sai no quinto dia útil do mês subsequente (no meu banco, pode ser diferente em outros), que é quando eu faço o download, junto todos os arquivos e envio para a contabilidade.

Em outras palavras:

  • Baixo o extrato consolidado
  • Zipo a pasta do mês e deixo no dropbox o .zip que eu gerei mandei, para arquivo (é o extrato-e-docs)
  • Envio esse .zip para a contabilidade

Esses são os documento que eles vão utilizar para gerar o balanço que vai ser enviado para mim no fim do mês.

Reportar o freela

Eu considero como “freela”, mas é quase um projeto pessoal. Eu trabalho para a mesma empresa como freelancer faz quase 5 anos já e sempre dedico algumas poucas horas por mês para a aplicação, já que não quero deixar de lado Ruby, que é uma linguagem que eu sempre curti.

Essa empresa também é de fora do país, portanto entra no mesmo processo de recebimento de dinheiro do meu trabalho full-time.

No começo do mês eu gero um PDF da minha planilha de controle de horas juntamente com a descrição do que eu fiz e mando para eles junto com a invoice para o valor total do mês passado. Eu gostaria de fazer isso no meio do mês, mas eu acho que fica muito bagunçado cobrar um mês pela metade, por isso faço dessa forma bem no começo do mês.

Com isso eu já adiciono alguns documentos no Dropbox:

~/Dropbox/Aulë Software ❯ tree 2021/template/
2021/template/
├── aule-receipts
├── contabil
│   ├── balancete-mes-anterior.pdf
│   ├── distribuicao-de-lucros.pdf
│   └── dre-mes-anterior.pdf
├── contabilidade-comprovante.jpg
├── contabilidade-nfs.pdf
├── contabilidade.pdf
├── convenio-comprovante.jpg
├── convenio-nfs.pdf
├── convenio.pdf
├── doist-exchange-contract.pdf
├── doist-invoice.pdf
├── doist-nfs.pdf
├── doist-nfs.txt
├── doist-receipts
│   └── net.pdf
├── extrato-e-docs
├── extrato-mes-anterior.pdf
├── folha-extrato.pdf
├── folha.pdf
├── folha-re.pdf
├── gps-comprovante.jpg
├── gps.pdf
├── freela-exchange-contract.pdf
OK ├── freela-invoice.pdf
├── freela-nfs.pdf
├── freela-nfs.txt
OK ├── freela-receipts
OK │   └── timesheet-freela.pdf
├── iss-comprovante.jpg
├── iss.pdf
├── lucros-comprovante.jpg
├── pis-cofins.pdf
├── prolabore-comprovante.jpg
└── prolabore.pdf

Contas a pagar

No começo do mês chegam várias contas para pagar. Algumas chegam até um pouco mais para a frente, mas eu tento fazer tudo no começo do mês para não ficar me preocupando com o vencimento das coisas.

Vou mencionar as contas que chegam no mês:

  • Boleto mensal do serviço de contabilidade
  • ISS dos serviços prestados no mês passado (minha cidade requer pagamento de ISS, depende muito da cidade)
  • Folha de pagamento, que no fim é só o meu prolabore
  • Boleto do convenio, que eu faço corporativo
  • GPS, que é a guia da previdencia sobre o valor do meu prolabore

Sempre que eu posso eu pago todos eles de uma vez para consumir menos do meu tempo. Eu geralmente faço isso pelo aplicativo de celular do meu banco, caso seja possível. Algumas coisas não funcionam bem no celular, aí tem que ir para o computador, mas são casos raros ultimamente.

Com isso já temos:

~/Dropbox/Aulë Software ❯ tree 2021/template/
2021/template/
OK ├── aule-receipts
├── contabil
│   ├── balancete-mes-anterior.pdf
│   ├── distribuicao-de-lucros.pdf
│   └── dre-mes-anterior.pdf
OK ├── contabilidade-comprovante.jpg
OK ├── contabilidade-nfs.pdf
OK ├── contabilidade.pdf
OK ├── convenio-comprovante.jpg
OK ├── convenio-nfs.pdf
OK ├── convenio.pdf
├── doist-exchange-contract.pdf
├── doist-invoice.pdf
├── doist-nfs.pdf
├── doist-nfs.txt
├── doist-receipts
│   └── net.pdf
OK ├── extrato-e-docs
OK ├── extrato-mes-anterior.pdf
OK ├── folha-extrato.pdf
OK ├── folha.pdf
OK ├── folha-re.pdf
OK ├── gps-comprovante.jpg
OK ├── gps.pdf
├── freela-exchange-contract.pdf
OK ├── freela-invoice.pdf
├── freela-nfs.pdf
├── freela-nfs.txt
OK ├── freela-receipts
OK │   └── timesheet-freela.pdf
OK ├── iss-comprovante.jpg
OK ├── iss.pdf
├── lucros-comprovante.jpg
OK ├── pis-cofins.pdf
OK ├── prolabore-comprovante.jpg
OK └── prolabore.pdf

Conferência do balanço

Mais ou menos no dia 20 a minha contabilidade me envia o balanço do mês anterior. Lá consta todas as minhas receitas e despesas, além de me mostrar quanto a minha empresa teve de lucro no mês.

Eu mantenho uma planilha e consigo ajuda da minha esposa sempre que possível (que é contadora, mas trabalha há muitos anos com controladoria em empresa multinacional) para fazer a conferencia de tudo isso.

Importante mencionar

Eu recomendo sempre conferir o trabalho da sua contabilidade. Lembre-se que a empresa é sua, eles estão lá para te informar e fazer todo o trabalho contábil baseado no que você diz que está fazendo, por isso é importante ficar de olho se o que eles fizeram é realmente o que você está fazendo.

Não jogue tudo nos ombros da contabilidade. Se algo acontecer, eles vão dizer que fizeram o que você pediu da melhor forma possível contabilmente. A empresa é sua, não deles.

Se tudo estiver certo com o balanço, eu uso o valor de lucros do mês reportado no balanço para fazer um adiantamento de lucros para aquele mês. A minha contabilidade me manda o valor exato a ser transferido.

Contabilidades e contabilidades

Existem dois tipos de empresas de contabilidade ao meu ver:

  1. “Faz o que você quiser e vamos fazer funcionar contabilmente”
  2. Vamos fazer juntos para você trabalhar da melhor maneira e ficar certinha a contabilidade

Eu já tive os dois e prefiro (e recomendo!) a segunda versão. Eu quero que a contabilidade não só execute a parte contabil da minha empresa mas também me oriente a fazer as coisas da melhor forma possível.

Algumas empresas de contabilidade apenas orientam as pessoas a pagar as contas e “retirar o resto como lucro”. O que eles fazem depois é ajustar a contabilidade para isso parecer certo no fim das contas.

Não me entenda mal, isso não é ilegal (até onde eu sei, minha área é outra), mas eu prefiro uma forma mais organizada de fazer as coisas (tipo 2 ali).

A entrada de dinheiro na minha conta pessoal é:

  • O valor que eu recebi de prolabore (que mencionei no item anterior)
  • O valor de adiantamento de lucros baseado no balanço

Com isso:

~/Dropbox/Aulë Software ❯ tree 2021/template/
2021/template/
OK ├── aule-receipts
OK ├── contabil
OK │   ├── balancete-mes-anterior.pdf
OK │   ├── distribuicao-de-lucros.pdf
OK │   └── dre-mes-anterior.pdf
OK ├── contabilidade-comprovante.jpg
OK ├── contabilidade-nfs.pdf
OK ├── contabilidade.pdf
OK ├── convenio-comprovante.jpg
OK ├── convenio-nfs.pdf
OK ├── convenio.pdf
├── doist-exchange-contract.pdf
├── doist-invoice.pdf
├── doist-nfs.pdf
├── doist-nfs.txt
├── doist-receipts
│   └── net.pdf
OK ├── extrato-e-docs
OK ├── extrato-mes-anterior.pdf
OK ├── folha-extrato.pdf
OK ├── folha.pdf
OK ├── folha-re.pdf
OK ├── gps-comprovante.jpg
OK ├── gps.pdf
├── freela-exchange-contract.pdf
OK ├── freela-invoice.pdf
├── freela-nfs.pdf
├── freela-nfs.txt
OK ├── freela-receipts
OK │   └── timesheet-freela.pdf
OK ├── iss-comprovante.jpg
OK ├── iss.pdf
OK ├── lucros-comprovante.jpg
OK ├── pis-cofins.pdf
OK ├── prolabore-comprovante.jpg
OK └── prolabore.pdf

Trabalho principal

Mais para o fim do mês eu preciso reportar para a Doist. Eles pedem para reportar até o dia 24 mais ou menos. Nesse caso é mais tranquilo porque eu tenho um salário fixo.

Eu também tenho alguns “perks”, que são auxílios ou subsídios com algumas coisas para me ajudar no trabalho e as vezes isso é adicionado no valor. Um exemplo é a minha conta de internet, que tenho subsídio ❤️.

Faço a invoice mais ou menos da mesma forma que eu fiz do freela no começo do mês e envio para a empresa para começar o processo de pagamento.

Com isso:

~/Dropbox/Aulë Software ❯ tree 2021/template/
2021/template/
OK ├── aule-receipts
OK ├── contabil
OK │   ├── balancete-mes-anterior.pdf
OK │   ├── distribuicao-de-lucros.pdf
OK │   └── dre-mes-anterior.pdf
OK ├── contabilidade-comprovante.jpg
OK ├── contabilidade-nfs.pdf
OK ├── contabilidade.pdf
OK ├── convenio-comprovante.jpg
OK ├── convenio-nfs.pdf
OK ├── convenio.pdf
├── doist-exchange-contract.pdf
OK ├── doist-invoice.pdf
├── doist-nfs.pdf
├── doist-nfs.txt
OK ├── doist-receipts
OK │   └── net.pdf
OK ├── extrato-e-docs
OK ├── extrato-mes-anterior.pdf
OK ├── folha-extrato.pdf
OK ├── folha.pdf
OK ├── folha-re.pdf
OK ├── gps-comprovante.jpg
OK ├── gps.pdf
├── freela-exchange-contract.pdf
OK ├── freela-invoice.pdf
├── freela-nfs.pdf
├── freela-nfs.txt
OK ├── freela-receipts
OK │   └── timesheet-freela.pdf
OK ├── iss-comprovante.jpg
OK ├── iss.pdf
OK ├── lucros-comprovante.jpg
OK ├── pis-cofins.pdf
OK ├── prolabore-comprovante.jpg
OK └── prolabore.pdf

Ficaram faltando poucos OKs na lista. Geralmente eu vejo isso pelo numero de bytes dos arquivos, dado que os “placeholders” tem 0 bytes. 😛

Eu tenho tarefas no Todoist para me lembrar de varios dos passos que eu descrevi até aqui, mas como eu tenho que colocar os no Dropbox de qualquer forma, eu acabo usando isso para revisar o que falta.

Recebimento e notas fiscais

Vamos começar explicando o processo de como os pagamentos chegam para a minha empresa:

  1. Eu envio a invoice para a empresa de fora do país com o valor do pagamento mensal. A invoice tem pouquíssima utilidade aqui no Brasil, só é importante para eles lá fora e para o cambio.
  2. Eles fazem o pagamento para a conta que eu informar (minha corretora de cambio). A corretora me passa o IBAN e as informacões dos bancos intermediários e contas e eu envio isso junto com o beneficiário, que é minha razão social PJ e são essas informações que a empresa usa para fazer o pagamento.
  3. Minha corretora recebe o pagamento e fechamos o cambio, gerando um contrato de cambio (registrado no banco central)
  4. O dinheiro é transferido para minha conta PJ

Os pagamentos geralmente chegam pertinho do fim do mês e agora é a hora de gerar as notas fiscais para eles usando o sistema “Ginfes”, que é o sistema de notas fiscais da minha cidade.

Esse sistema é uma grande porcaria. Eu sei que muitas cidades usam isso, mas não deixa de ser ruim por causa disso. Só para dar um exemplo do quão ruim é esse sistema para quem presta serviço para o exterior, eu preciso colocar CNPJ 00.000.000-00000-00, CEP 00000-000, com cidade e estado EXTERIOR. 😂 (rir para não chorar)

Eu mantenho os arquivos doist-nfs.txt e freela-nfs.txt no Dropbox com os dados das empresas para ficar mais fácil apenas copiar e colar no sistema de notas fiscais.

Quando eu recebo o contrato de cambio (e salvo em {empresa}-exchange-contract.pdf) eu já faço a nota fiscal para evitar de esquecer. Uso os valores listados lá para emitir a NF em reais, e salvo a NF junto com os outros documentos.

O que eu tenho de documentos para entender a transação no futuro, caso necessário:

  • invoice com o valor cobrado
  • contrato de cambio com o valor recebido em moeda estrangeira (USD/EUR) e qual o valor em reais que foi gerado dessa transação
  • nota fiscal baseado no valor em reais gerado, que deve ser o mesmo do contrato de cambio

Esses documentos fazem a amarração da transação. 🙂

Com isso eu fecho o meu ciclo de documentos e sei que está tudo OK:

~/Dropbox/Aulë Software ❯ tree 2021/template/
2021/template/
OK ├── aule-receipts
OK ├── contabil
OK │   ├── balancete-mes-anterior.pdf
OK │   ├── distribuicao-de-lucros.pdf
OK │   └── dre-mes-anterior.pdf
OK ├── contabilidade-comprovante.jpg
OK ├── contabilidade-nfs.pdf
OK ├── contabilidade.pdf
OK ├── convenio-comprovante.jpg
OK ├── convenio-nfs.pdf
OK ├── convenio.pdf
OK ├── doist-exchange-contract.pdf
OK ├── doist-invoice.pdf
OK ├── doist-nfs.pdf
OK ├── doist-nfs.txt
OK ├── doist-receipts
OK │   └── net.pdf
OK ├── extrato-e-docs
OK ├── extrato-mes-anterior.pdf
OK ├── folha-extrato.pdf
OK ├── folha.pdf
OK ├── folha-re.pdf
OK ├── gps-comprovante.jpg
OK ├── gps.pdf
OK ├── freela-exchange-contract.pdf
OK ├── freela-invoice.pdf
OK ├── freela-nfs.pdf
OK ├── freela-nfs.txt
OK ├── freela-receipts
OK │   └── timesheet-freela.pdf
OK ├── iss-comprovante.jpg
OK ├── iss.pdf
OK ├── lucros-comprovante.jpg
OK ├── pis-cofins.pdf
OK ├── prolabore-comprovante.jpg
OK └── prolabore.pdf

Aqui é a hora que eu copio o diretório template que eu mencionei lá no começo e renomeio para ter o número do próximo mês. Exemplo: Se é fim de janeiro, eu copio o diretório template e renomeio para 02.

Resumo

Uma das partes mais importantes do resumo é mencionar que para receber o dinheiro como pessoa física (não como empresa) para gastar com as minhas coisas do dia a dia, demora pouco menos de 2 meses, pois:

  1. Trabalho o mês inteiro e emito uma Invoice para a empresa de fora já no mês seguinte
  2. Eles fazem o pagamento
  3. Demora um tempo arbitrário para chegar na minha corretora (porque transferência internacional sucks)
  4. Quando chega na corretora, eu preciso fechar o cambio (tem corretoras que fecham automaticamente) para emitir o contrato de câmbio e receber a transferência na minha conta pessoa jurídica
  5. Pago todos os meus deveres (inclusive o prolabore)
  6. Retiro como lucro o que é devido

No geral, é um mês de trabalho e um mês para fazer todas as outras coisas.

Espero que esse tenha sido um post (e a série) útil para quem tem curiosidade sobre o processo de manter uma empresa e prestar serviço para o exterior