Organizando seu Gmail para manter Inbox zero

Agora chegando em tempo de provas e grande acumulo de atividades no trabalho eu fico começando a procurar as brechas de tempo que eu gasto “inútilmente” para ver se eu consigo aplicar em alguma coisa que possa me ajudar a cumprir todas as tarefas. Fiz uma pequena análise do tempo que eu perdia em determinados lugares, e vi que tanto e-mail como Twitter me consumiam uma grande quantidade de tempo ( com o Twitter é fácil, só desativar temporariamente e seguir menos gente ), portanto decidi fazer um refactoring! :)

Eu uso o conceito de Inbox zero, ou seja, não deixo e-mails pendentes na minha caixa de entrada, mesmo que eu tenha que tratá-los de modos diferentes, portanto eu sempre estou olhando a minha caixa de entrada e me incomoda bastante saber que tenho coisas pendentes lá ( mesmo que seja só para ler ).

Depois de contar um pouco do drama, vamos ao refactoring! ;)

Listas de discussão

Atualmente eu assino quase 15 listas de discussão, sendo que sou moderador na gtd-br ( sobre organização pessoal com o método Getting Things Done do David Allen ) e em mais 2 listas ( Faculdade e amigos do curso técnico ). Várias dessas listas são ativas e enviam cerca de 3 ( ou mais depentendo da lista ) e-mails por dia, portanto eu tinha cerca de 30 e-mails por dia somente de listas de discussão, fora os e-mails que eu recebia externamente.

Uma das medidas que eu sabia que ia me ajudar bastante a manter a organização da minha caixa de entrada e poupar bastante do meu tempo era sair de várias listas que eu participava mas nem acompanhava e colocar todas as que sobrarem como Digest, e foi isso que eu fiz! :D

Organizando as labels

Tinha uma grande quantidade de labels que eu não estava usando, ou que criei para uma determinada finalidade e agora não estavam servindo mais para nada, portanto comecei a ver o que me servia e o que não servia para reduzir um pouco o que eu devia organizar.

Após retirar as labels que estavam sobrando ( mais ou menos umas 10 ), comecei a incluir alguns prefixos para poder categorizá-las para melhor visualização. Utilizei os seguintes prefixos:

  • [Fr] - Projetos freela que eu participei / participo
  • [Gr] - Listas de discussão ( Groups )
  • [Ps] - E-mails pessoais que eu gosto de Rotular
  • [Wk] - E-mails referente ao trabalho que as vezes preciso receber aqui

Utilizando esses prefixos nos meus labels eu consegui organizar minhas coisas por tema, assim vendo facilmente o que eu tenho de pendências.

Organizando os filtros

Agora com as minhas labels arrumadas, preciso gerenciar os e-mails que estão vindo, e para isso eu uso os filtros do Gmail, que encaminham automaticamente os e-mails para suas determinadas labels, já arquivando e fazendo outras coisas.

Primeiro criei filtros para as listas de discussão ( que agora vem em formato Digest ) para arquivar diretamente, colocar na label do assunto correspondente e marcar com estrela. A idéia de marcar com estrela foi para resolver um problema que eu tinha antes, que era ter que ficar passeando em todas as labels olhando digest por digest / email por e-mail, e agora como tenho todos os e-mails de digest com estrela, eu posso ler todos de uma vez só e apenas ir retirando a estrela, e ele já estará arquivado, lido e guardado em sua devida label! :)

Criei filtros também para os e-mais que eu recebo de fóruns e newsletters para que eu possa ler apenas quando for possível, sem que eles precisem ficar alí me incomodando em tempo integral.

Com essa organização eu pude controlar melhor tempo, sendo que todos os dias quando chego no trabalho tenho os vários Digests das listas de discussão que acompanho para ler, mas o processo é rápido e fácil, sendo que vejo apenas os tópicos que me interessam ( baseado no assunto ), e consigo olhar entre todos facilmente, já deixando organizado. Agora sei que posso continuar com a minha caixa de entrada aberta o dia inteiro para enviar e-mails repentinos, sem que isso me tome tanto tempo.

Se alguem tiver mais dicas poste nos comentários.

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